1.借用思维导图、幕布等工具,梳理整体框架。

以工作汇报为例,在有限的时间里领导一般更关心4个问题:工作业绩、亮点经验、问题分析、未来计划。这时可以借助上述工具将大纲做出来,线索就是思路,写大纲的过程就是你思路逐步清晰化的过程。整体构思完以后,构思的结果最终会以目录的形式呈现。

2.善用经典理论结构,梳理内容框架。

以“沟通从心开始——提升患者满意度的6个关键方法”这一授课主题为例,如果一上来就讲怎样沟通,听众会觉得这跟自己有什么关系、学它又有什么用?而你采用3W“黄金圈”理论,搭建你的PPT内容,既专业又具有说服力。那这份PPT的内容框架可以是这样:

(1)为什么学沟通(Why), 先讲一个因为不注重沟通方式造成严重后果的案例,再讲一个有效沟通改变患者态度的案例,引用权威人士的话说明沟通的重要性,展示沟通在患者满意度评估中的重要性;

(2)什么是沟通(What),重点简述沟通的目的、有哪些关键环节;

(3)沟通的每个环节怎么做(How),举例说明;

(4)最后总结收尾,号召大家行动起来用心沟通。

相信这种为什么、是什么、怎么做的黄金圈结构更能被你的观众理解接受,运用便捷的工具和经典模型可以让你的PPT既专业又有说服力!

04

组织填充材料

要想做出好的PPT,你还得学会组织材料。并不是所有材料都适合放入PPT中,只有符合构思线索的材料才是真材实料。因此要慎重地选择材料,学会取舍,而不是一味地堆积。

1.巧用图片

有研究表明,人脑处理视觉内容的速度比文字信息快6万倍,且图片能让人产生共情,一图胜万言!因此,在表达重要信息时,为确保材料的视觉冲击力,能用图片解释清楚的就不用文字。

2. 巧用图表和表格等辅助材料

不同的材料对主题的支持力度是不同的。比如病例汇报时,患者的实验室检查结果可以多用数据、图表表示,让指标数值变化一目了然;各种疾病的分类及临床表现可以用表格进行归类,从而减少大段落文字的压迫感。

3.提炼关键字与结论,突出重点

俗语说“段不如句,句不如词”,被提炼的结果才能展现精华。每页PPT的标题要提炼概括该页幻灯片的主题,避免言之无物;在内容页里将关键词、句加粗显示,使之更加突出清晰。

05

调整视觉效果

制作PPT是为了更有效地进行沟通,用心稍加设计就能让你的PPT更出彩。

1.对齐原则

页面内除了文字对齐外,所有要素能对齐的都要对齐;相同格式的几页PPT也要做到页面与页面之间的信息对齐;画面切换时,相同元素不跳动。好看的PPT必定藏着细致、对齐的秘密。

2.留白原则

内容能提炼就提炼,能浓缩就浓缩,让留白多出来,让眼睛去休息,让大脑去思考。

3.调色原则

颜色过多容易“辣”眼睛,且观众的精力难集中。一页PPT的颜色最好不要超过3种,颜色搭配要柔和;一色系到底、黑-白-灰辅助、Logo色等统一的色调会给人一种秩序美。

4.字体原则

能够被视觉化的不仅仅是配图,还包括字体。字体体现了PPT的文化属性,即便色彩一样,不同字体表达的情绪也有差异,所以要用对字体。如教育儿童就选择笔画圆润的字体,表达文化内涵就要用手写字体,不想出错就应用微软雅黑。

5.分离原则

无关内容拉大距离,相关内容注意靠拢。段落与段落之间的距离要大于段落内的行距,二级内容和一级内容排版须注意留有大小或位置差异。

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小结

好的PPT,要做到 内容为“王”、形式为“后”。明确目标、分析受众、构思框架、组织材料、美化效果,运用这5个步骤你也可以做出一份简单又大气的PPT。从工具到技能,从技能到思维,从里到外提升PPT制作水平,一起学起来吧!

作者:宋希争 李珍

作者单位:滨州市人民医院介入血管外科 中南大学湘雅医院耳鼻咽喉头颈外科

来源:中国护理管理

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